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La gestión de impagos es un hándicap que afecta a la mayoría de las empresas en algún momento de su vida comercial. Estos problemas surgen durante nuestra actividad laboral en un momento u otro, por lo que es muy importante aprender cómo podemos afrontar esta situación y conseguir un flujo constante de cobros; situación ideal que nos ofrece funcionar sin problemas de liquidez a causa de las deudas de terceros que pueden poner en juego nuestra solvencia comercial, especialmente, en el ámbito de la pyme.

En Konsentas tenemos constancia de la falta de un plan de impagos, sobre todo, al inicio de la actividad comercial, lo que a menudo suele pagarse caro. La gestión de impagos requiere de un control total del proceso de ingresos y gastos de la firma; desde el minuto uno de actividad, la empresa debe normalizar los procesos de control necesarios. Estos, a menudo, se relacionan con programas contables, ahora en la nube, y otras soluciones administrativas de facturación muy completas, como Sage, por ejemplo, cuando realmente un paquete Office es más que suficiente al principio.

La herramienta en este caso es importante para el control, pero como empresarios debemos ser conscientes de que es esa filosofía de control lo que evitará tener que recurrir a mediadores profesionales sin la documentación adecuada, u ofrecerá una verdadera arma a estos cuando se tenga que gestionar el impago.

A continuación, te explicamos unas sencillas pautas que te facilitarán el control de la actividad económica, el cobro de facturas y, si es necesario, la gestión de los impagos.

Buenas prácticas para controlar la gestión de impagos

#1 Control total

Los profesionales de Konsentas recomendamos siempre mantener un control total del proceso de trabajo o de la gestión del producto; para ello,  nos aseguraremos de firmar un presupuesto antes del inicio de actividad que comprometa a ambas partes al cumplimiento de unas obligaciones y al pago de las mismas frente a una fecha de vencimiento de la factura.

La documentación previa al inicio de la actividad o a la venta del producto en cuestión, así como todo lo que se anexa o relaciona con ella serán elementos básicos durante la gestión del impago.

#2 Tras la fecha de vencimiento, llevaremos un control de las comunicaciones

Cuando la factura alcance su fecha de vencimiento, determinaremos cuál es la fecha en que prescribe la acción. Entonces, los mediadores profesionales suelen aconsejar un control por escrito de las reuniones y del contacto que se realiza con la empresa.

En esta situación, es muy importante saber diferenciar entre una actitud colaborativa de un deudor y las continuas evasivas y malos modos del mismo, que deben ayudarnos a decidir si se trata de un hecho puntual y podría existir un interés real por mantener la relación comercial más allá de este problema concreto, o si bien debemos centrarnos en el cobro y obviar cualquier otro acuerdo futuro.

En el segundo caso puede ser interesante llevar a cabo un requerimiento formal con rapidez, dejando anotado las fechas, los costes y el medio, pues son gastos que también deberían exigirse posteriormente al deudor.

#3 Si la situación es compleja, nos plantearemos contar con un mediador

Los mediadores profesionales pueden arrojar cierta luz ante deudas de carácter complejo: quiere pagar, pero no puede; no contamos con toda la documentación que la ley exige; el tiempo que afrontar esta mediación nos conlleva está poniendo en peligro otras relaciones comerciales con terceros… Recurrir a un servicio profesional de gestión de impagos deberá ser anotado y, muy probablemente, aligere el proceso entre acreedor y deudor.

#4 Plantear hasta dónde se puede llegar

Estadísticamente, una de cada dos facturas se cobra con retraso; al no existir un código ético al respecto y contando con que es habitual que el cliente no tenga prisa en pagar, es bueno administrar estos cobros a través de un sistema estructurado adecuadamente. Como profesionales del sector, Konsentas considera que una buena forma de administrar la facturación es con el adecuado procedimiento de emisión, control, seguimiento y cobro de factura, que evita muchos problemas relacionados con el tiempo y permite contratar los servicios de mediadores profesionales cuando hay una necesidad real.

De igual modo, en ocasiones muy concretas, puede llegar al punto de alcanzar el proceso judicial por necesidad de un cobro; en tal caso, los mediadores profesionales recomiendan dejar este proceso en manos del abogado, quien aconsejará las opciones y las vías de actuación con las que contamos.

Los enemigos más temibles durante la gestión de impagos son…

#5 Desorganización, personal ineficaz y dejar pasar el tiempo

Los mediadores profesionales de Konsentas recomiendan un sistema proactivo de cobro: no hay que ser maleducados, pero hay que insistir a los acreedores en que cumplan su parte del acuerdo; asimismo, no contar con una estructura eficiente, con personal especializado o con los medios adecuados dentro de la empresa son los principales hándicaps de la gestión de impagos. Todo ello, junto al paso del tiempo, puede hacer peligrar nuestra empresa.

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