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Uno de los grandes peligros a los que se ven expuestas las empresas es la ruptura de un acuerdo comercial, e incluso la falta de pago dentro del plazo que se había establecido obligando así a iniciar los trámites para la gestión de impagos. Existen distintos tipos de conflictos de carácter económico y empresarial: situaciones en los que el cobro se retrasa pese a la buena disposición, y otras en las que no, donde el cliente se niega a pagar por razones de diferente naturaleza.

Muchas pymes y emprendedores se ven expuestos a este tipo de morosidad por parte de sus clientes. Quizás nos resulta familiar la típica situación de la emisión de facturas que nunca llegan a cobrarse, el retraso en los pagos y las mil batallas que pueden suponer. Esta situación es, por desgracia, algo habitual y como empresas que prestamos un servicio, debemos aprender a gestionar los impagos con el fin de poder seguir manteniéndonos en el mercado.

Si bien, en última instancia, los mediadores profesionales son una herramienta a tener en cuenta si queremos evitar discusiones y aprovechar su experiencia y especialidad en la gestión de impagos, quizá nos conviene evitar este tipo de inconvenientes.

Pautas a seguir para la gestión de impagos: tener una visión global

Ante todo, en Konsentas recomendamos recordar que la calma es lo último que se pierde. Primero, hay que intentar tener una visión más global de lo que ocurre. ¿El cliente no paga porque no puede o porque no quiere? Hay detalles que ayudarán a valorar si se trata de una u otra opción y actuar en consecuencia: excusas, mala disposición, etc…

Hoy día, es habitual que muchas pequeñas empresas y autónomos tengan que cerrar su negocio a causa de facturas que nunca se cobran y retrasos en los pagos. Para evitar este tipo de problemas, y al igual que ocurre con un contrato de alquiler de una vivienda, la mejor opción es que ambas partes tengan buena fe y que se estipulen una serie de condiciones por adelantado.

Asimismo, si no se está seguro de contar con las herramientas o los conocimientos necesarios, tanto de carácter legal como empresarial, lo mejor que se puede hacer es delegar esta tarea en mediadores profesionales: más pronto que tarde se ahorrará tiempo y dinero. Y es que, hoy día, no basta con saber vender nuestro oficio para captar nuevos clientes —y mantener a los que ya tenemos—, también es fundamental saber cobrar por nuestro trabajo y descubrir el método que nos sea más cómodo para evitar, en la medida de lo posible, los temidos impagos.

Gestión de impagos

Consejos generales en la gestión de impagos

Es importante tener presente que nuestras mejores armas son la documentación del proyecto, los presupuestos, las facturas y los contratos debidamente cumplimentados y elaborados; todo ello es la clave para una relación contractual que llega a buen término.

Así pues, para evitar tener que recurrir a estrategias para la gestión de impagos, intentaremos llevar a cabo los siguientes puntos:

  • Elaborar un contrato por el servicio prestado, especialmente si se trata de un encargo por parte de una empresa o un profesional autónomo.
  • Solicitar el DNI y el nombre completo a los clientes particulares. Parece una obviedad pero, al tratarse de clientes que no quieren recibir una factura, es fácil caer en el error de conformarse con poco más que nombre y apellidos para elaborar un presupuesto. Si debemos realizar una reclamación de pago, cuantos más datos tengamos de nuestro cliente, mejor.
  • Cuando un cliente acepta un presupuesto, está dando su conformidad con el servicio y, por tanto, se compromete a abonar el importe indicado. Esto es muy importante, ya que establece una relación contractual entre ambas partes. ¿Queremos evitar tener que recurrir a mediadores profesionales cada dos por tres? Todos los contratos deben estar firmados.

No obstante, a pesar de ello y por muy precavidos que seamos, es inevitable que alguna que otra factura se quede sin cobrar.

Una opción es cobrar una parte del proyecto por adelantado, dejando el resto del importe para la entrega final; esta es una forma eficaz de garantizar que cobraremos al menos una parte del encargo y, además, nos sirve para filtrar el tipo de cliente con el que estamos tratando: la poca disposición a abonar cantidad alguna o las excusas constantes son señales de alerta que no debemos ignorar. No obstante, este método puede sernos poco útil si intentamos aplicarlo para encargos de cantidades reducidas, especialmente si es para un particular.

Al final, la experiencia de profesionales es prueba de que lo mejor es ser precavidos y tener bien organizada la documentación, contando siempre con una posible situación de impago. Ya nos lo decían, más vale prevenir que curar.

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